Blog

Payments

Payments একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। যার মাধ্যমে পণ্যর পরিষেবা বিনিময় করা হয়।

ERP Software এ নিম্নলিখিত পদ্ধতির মাধ্যমে পেমেন্ট এন্ট্রি করা যায়।

TechbeeoERP সফটওয়্যার এ দুইটি পদ্ধতিতে পেমেন্ট এন্ট্রি করা যায়।

  • Payment Entry(Default).
  • Journal Entry

Payment Entry: কোনো  প্রতিষ্ঠানের আর্থিক লেনদেন নথিভুক্ত করতে Payment Entry দিয়ে করতে হবে। Sales Invoice / Purchase Invoice এই দুই ধরণের ফর্ম এর মাধ্যমে পেমেন্ট Gateway তৈরী করা যায়।

নিচের চিত্র অনুযায়ী।

Sales Invoice এর মাধ্যমে Payments Entry:

প্রথমে সফটওয়্যারের Explorer  >  Accounts  >  Billing  >  Sales Invoice  >  Invoice status list  >  All unpaid invoice.

Payments
Payments

Purchase Invoice এর মাধ্যমে Payments Entry:

Sales Invoice এবং Purchase Invoice এর Payments entry প্রায় একই রকম।

প্রথমে সফটওয়্যারের Explorer  >  Accounts  >  Billing  >  Purchase Invoice  >  Invoice status list  >  All unpaid invoice.

Payment Entry
Payment-Entry

আবার সরাসরি Payment Entry ও করা যাবে, নিচের চিত্রের মাধ্যমে দেখানো হল।

প্রথমে সফটওয়্যারের Explorer > Accounts > Billing > Payment Entry > Newbutton.

Create payment
Create-payment
  • Payment Type: পেমেনটা কি রকমের Pay / Receive / Internal Transfer যে  কোনো এক রকম হবে তা Select করতে হবে।
  • Mode of Payment: লেনদেনটা কোন মাধ্যমে সম্পন্ন হবে যেমন Cash / Bank a/c etc. তা নির্ণয় করা যাবে।
  • Party Type: এই লেনদেন কার জন্যে Customer / Supplier etc.
  • Accounts: এই অংশটা উপরের প্রয়োজন মতো পরিবর্তন হবে।  দেনা পাওনা গুলো অটোমেটিক ব্যাবসা থেকে দেখাবে।

Purchase Invoice Journal Entry

Sales Invoice এর ঠিক উল্টা কাজ হচ্ছে Purchase Invoice . Purchase order (PO) একটা বাণিজ্যিক নথি। প্রথম একজন buyer অফিসিয়ালি অর্ডার ইসু করে সেলার এর কাছে, তাতে পণ্যের টাইপ কোয়ান্টিটি কোয়ালিটি বিভিন্ন ইনফরমেশন থাকে। এরপর Buyer এবং Seller এর মধ্যে সাধারণ বোঝাপড়ার মাধ্যমে একটা ফাইনাল PO ইসু করা হয়। PO একটা বাণিজ্যিক প্রতিষ্ঠানের জন্যে এবং ERP System এর জন্যে খুবই প্রয়োজনীয় একটা অংশ। Buyer এর PO এর বিপরীতে Seller যে ফাইনাল Purchase Invoice প্রদান করে থাকে তা পণ্যের স্বীকৃতি স্বরূপ চুক্তি পত্র হিসেবে বিবেচিত হয়ে থাকে।

Purchase Invoice সিস্টেম টা কি ভাবে কাজ করছে তা নিচে আলোচনা করা হলো।

Explorer  > Accounts  >  Billing  >  Purchase Invoice >  New

Purchase Invoice
Purchase Invoice form

উপরের মার্ক করা অংশের মাধ্যমে জানতে পারবো কতটা Purchase invoice pending অবস্থায় আছে।

New button এর মাধ্যমে আমরা একটা নতুন পারচেজ ইনভয়েস ফর্ম দেখতে পাবো। আর নিচের লিস্ট এর মাধ্যমে আমরা পূর্ববর্তী পারচেজ ইনভয়েস এর স্টেটাস জানতে পারবো।

Purchase invoice

  • Get items from: এখানে ক্লিক করলে purchase order /purchase receipt এর মাধ্যমে supplier এর ইনভয়েস লিস্টের আইটেম চিত্রের নিচের মার্ক করা অংশে বসে যাবে।
  • Supplier: Supplier এর নাম সিলেক্ট করতে পারবো যদি লিস্টে না থাকে তবে নতুন Supplier তৈরি করতে পারবো।
  • Date / Posting Time: এখানে ইনভিসের ডেট এন্ড টাইম সিলেক্ট করা যাবে।
  • Due Date: বকেয়া পরিশোধের ডেট দেওয়া যাবে।
  • SUPPLIER INVOICE DETAILS: Supplier Invoice এর সিরিয়াল নম্বর এবং ইসু ডেট বসাতে পারবে।
  • ADDRESS AND CONTACT: Supplier address / contact parson দেয়া যাবে অথবা Supplier information পেজ পূরণ করলে অটোমেটিক এগুলো পূরণ হয়ে যাবে।
  • CURRENCY AND PRICE LIST: লেনদেন কোন মুদ্রায় হবে তা নির্ধারণ   করা যাবে।
  • Taxes and Charges: এর মাধ্যমে পণ্যের উপর ধার্য কৃত tax বসানো যায়।
  • ADDITIONAL DISCOUNT: পণ্যের উপর পূর্বোল্লিখিত ডিসকাউন্ট সমূহ অটোমেটিক এখানে দেখাবে।
  • ADVANCE PAYMENTS: যদি পণ্য ক্রয়ের ব্যাপারে অ্যাডভান্স পেমেন্ট এর ব্যাপার থাকে তবে এখানে এন্ট্রি দেওয়া সম্ভব।
  • PAYMENT TERMS: পেমেন্ট এর উপরে যদি কোনো টার্মস এন্ড কন্ডিশন থেকে থাকে তবে ডিটেলস লিখা যাবে।
  • RAW MATERIALS SUPPLIED: উৎপাদনের জন্যে ক্রয় কৃত পণ্যের পূর্ণ বিবরণ এর মাধ্যমে দেখানো যাবে।

 

যতটুকু প্রয়োজন পূরণ করে সেভ এবং সাবমিট করলে  ড্রাফট এবং পরে আনপেইড  স্টেটাস দেখাবে।

How to create a sales invoice

Sales Invoice হচ্ছে বিক্রয়ের ফলে কাস্টমার কে পণ্যের যে চালান বা রশিদ দিয়ে থাকে তাহাই সেলস ইনভয়েস। অন্যভাবে বলা যায় যেমন, কোন বিক্রয়কারী প্রতিষ্ঠান বিক্রয়ের ফলে ক্রতাকে যে ডকুমেন্ট বা রশিদ প্রধান করেন তাই Sales Invoice নামে পরিচিত।

Accounting এ Sales Invoice এর প্রভাব:

Sales সবসময়ই ইনকাম একাউন্টস এর সাথে সম্পৃক্ত। Chart Of Accounts এ Income নামে আলাদা সেকশন আছে। যেখানে আমরা ব্যাবসায়ের আয়ের উৎসের উপর ভিত্তি করে ইনকাম এ একাউন্ট হেড খুলি যেমন, Products Income, Services Income etc.

Accounts এর প্রধান শর্ত ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম। প্রতিটা লেনদেনের দুটি কার্য সম্পাদন হবে যা Debit এবং Credit নামে পরিচিত। যেমন ধরা যাক পণ্য বিক্রয়ের ক্ষেত্রে কি কার্য সম্পাদিত হচ্ছে , পণ্য কাস্টমার এর হাতে যাচ্ছে আর কাস্টমার এর টাকা ব্যাবসায়ের ঘরে যাচ্ছে। এ ক্ষেত্রে কাস্টমার Debit আর Product Income Credit. মাঝখান থেকে কাস্টমার এর হাতে পণ্য আর Sales Invoice যাচ্ছে।

Sales Invoice এ কিভাবে ডাটা এন্ট্রি করতে হয় তা নিম্মে আলোচনা করা হল।

Explorer > Accounts > Billing > Sales Invoice

Sales Invoice
Create a sales invoice

নিচে Sales Invoice এর ফিল্ড গুলোর বর্ণনা করা হলো :-

  • Get items from: Sales Order, Quotation, Delevary note এর মাধ্যমে Saleble Items গুলোকে table এ include করা যাবে অথবা টেবিল এ আইটেম এবং কোয়ান্টিটি দিয়ে দেওয়া যাবে।
  • Coustomer: এই ফিল্ড এ কাস্টমার সিলেক্ট করে দেওয়া যাবে।
  • Date: Edit Posting Date and Time এ চেক ইনবক্স করে দিলে ডেট এবং টাইম পরিবর্তন করা যাবে।
  • Payment Due Date: বকেয়া পরিশোধের তারিখ নির্ধারণ করা যাবে।
  • Include Payment (POS): যদি POS এর মাধ্যমে Sale করতে হয় তবে ইনবক্স চেক দিতে হবে।
  • Customer PO Details: Purchase Order এর চালান নম্বর এখানে দেওয়া যেতে পারে।
  • Address and Contact: কাস্টমার এর কিছু পরিচিতি দেওয়া যাবে।
  • Time Sheet List: এখানে টাইম শিট নির্ধারণ করে দেওয়া যায়।
  • Taxes and Charges: পণ্যের বিক্রয় এর উপরে শূল্ক চার্জ বসানো যাবে।
  • Additional Discount: পণ্যের উপরে কোনো ডিসকাউন্ট প্রয়োজন হয় তবে উল্ল্যেখ করা যাবে।
  • Advance Payments: কাস্টমার যদি পণ্য ক্রয় এর আগে পেমেন্ট করতে চায়।
  • Payments Terms: পণ্য বিক্রয়ে যদি কোনো শর্ত থাকে তবে।
  • Accounting Details: বিক্রয়ের এগেইনস্ট এ একাউন্টিং এর কোন হেড এ লিংক করতে হবে।
  • Commission: যদি Sales Man টীম এর কমিশন থাকে তবে দেওয়া যেতে পারে।
  • Sales Team: পণ্যের সেলস টীম নির্ধারণ করে দেওয়া যাবে।

How to update opening balance in accounts

যদি আপনি TechbeeoERP Software এর মাধ্যমে Opening Balance Update করতে চান, মানে আপনার হিসাব নিকাশ TechbeeoERP Accounting Software এর মাধ্যমে পরিচালিত করতে চান। তাহলে আপনার পুরাতন হিসাব নিকাশ কে Closing Balance হিসাবে টানতে হবে Accounting year হিসাবে।

অনেক কোম্পানি Opening Balance এর হিসাব খাতা কাগজে সংরক্ষন করে রাখে আবার অনেকে Tally অথবা অন্য কোন সফটওয়্যারে সংরক্ষন করে রাখে। আপনারা যখন TechbeeoERP software ব্যবহার শুরু করবেন তখন Accounting year ধরে শুরু করাটা উত্তম তবে মাঝখান থেকে আপনি চাইলে শুরু করতে পারবেন।

Opening Entry শুধু মাত্র Balance sheet এর জন্য প্রযোজ্য কিন্তু Profit and loss A/C এর জন্যে প্রযোজ্য  নয়। সাধারণত Balance sheet এর দুটি অংশ থাকে যেমন, Asset এবং Liability.

Asset : এ ক্ষেত্রে যত রকম Current / Fixed assets, Chart of accounts এর হেড হিসাবে দেখানো হয়েছে তাতে Journal Entry এর মাধ্যমে Entry Type select করতে হবে Opening Entry হিসেবে।

Liability : একই ভাবে Jurnal Entry এর মাধ্যমে Entry Type ওপেনিং এন্ট্রি সিলেক্ট করে Liability এন্ট্রি দিতে হবে।

Explore > Accounts > Company and Accounts > Journal Entry

Update opening balance
Update opening balance in accounts

Quick Entry : এর মাধ্যমে আর একটা ফর্ম ওপেন হবে যাতে সাধারণ নিয়মে Journal Entry দিতে হবে। এই ভাবে ও জার্নাল এন্ট্রি দেওয়া যায় আবার অন্য ভাবেও দেওয়া যায় নিচে আলোচনায় আসবে।

Entry Type : Opening Entry সিলেক্ট করতে হবে যদি ওপেনিং এন্ট্রি দেই। এতে নিচের টেবিলটা পরিবর্তন হয়ে যাবে। এখানে যত গুলো Asset এবং Liability এর Accounts head থাকবে তা লিস্ট আকারে চলে আসবে। এখানে Debit / Credit বসায়ে Opening balance এন্ট্রি সম্পন্ন করতে হবে।

Posting date : একাউন্টিং ইয়ার এর প্রথম দিন সিলেক্ট করে দিতে হবে।

Company : যে কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের Opening Entry দেওয়া হবে তার নাম সিলেক্ট করে দিতে হবে।

What is chart of Accounts?

Chart Of Accounts হচ্ছে Accounts এর নীল নকশা বা একাউন্টিং স্ট্রাকচার। Chart Of Accounts কে প্রধাণত পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে :

  • Assets
  • Liability
  • Equity
  • Revenue
  • Expense

Accounting Entry system হচ্ছে Duble entry accounting system মানে প্রতিটা লেনদেনের দুটি অংশ থাকে Debit এবং Credit. আপনার ব্যাবসায়িক প্রতিষ্ঠান কি টাইপের, কোন খাতে কত ইনকাম এবং খরচ, আপনার ঋণ কত এগুলো সব কিছু Chart of Accounts এর ধরণের উপর নির্ভর করে।

TechbeeoERP তে চার্ট of Accounts কিভাবে কাজ করে জানব। TechbeeoERP software এ যে ভাবে Chart of Accounts তৈরি করতে হয় এবং তা খুব সহজেই জানা যাবে।

Explorer > Accounts > Company and Accounts > Chart of Accounts

Chart-of -accounts

উপরের চিত্র থেকে আমরা বুঝতে পারি Accounts কে প্রধান পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে।  এই পাঁচটার ভিতরেই আপনার কোম্পানীর বৈশিষ্টের ভিত্তিতে আপনাকে Accounting Head তৈরি করে নিতে হবে। যেমন ধরাযাক  Asset এর  ভিতরে Bank A/C head open করবো। Asset এর  উপরে  ক্লিক করলে Add child একটা লিংক আসবে। ক্লিক করলে নিচের ফর্ম টা দেখা যাবে।

Add-child

Chart of accounts

New Account Name : এই ফিল্ড এ Bank A/C লিখতে হবে এবং Is Group সিলেক্ট করতে হবে কারণ Bank A/C এর ভিতরে Subgroup তৈরি করতে হবে যেমন Jamuna bank a/c no. 000000023455, City bank a/c no. 000000023455 এই ভাবে অনেক গুলো account no. দিয়ে Account Head খুলতে পারবো।

ERP Software এ Accounting কি?

Accounting হচ্ছে ব্যবসায়িক লেনদেনের নথিকরণ বা কোন ব্যাবাসায়িক প্রতিষ্ঠানের আর্থিক হিসাব লিপিবদ্ধকরণ। যে কোনো প্রতিষ্ঠানের অর্থ দিয়ে পরিমাপকরার যোগ্য কোনো কিছুর আদান প্রদান হওয়া এবং তা খাতায় বা কোন হিসাবখাতে লিপিবদ্ধ করে রাখাই Accounting. হিসাবখাতে বহুল প্ৰচলিত কিছু General purpose information আছে। যেমন, Profit and loss A/c, Finsncial Statment, Income statment, Balance sheet. নিম্নের Report সমূহ অবশ্যই একাউন্টিং principle মেনে প্রস্তুত করতে হবে।

TechbeeoERP তে Business Operation তিনটি প্রধান Transection এর মাধ্যমে সম্পূর্ণ হয়।

Accounts

১। Sales Invoice : Customer বা কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট কোন পণ্য সামগ্রী বিক্রয় এর ফলে যে Invoice প্রদান করা হয় তাই Sales Invoice নামে পরিচিত।

২। Purchases Invoice : Customer বা কোন প্রতিষ্ঠানের নিকট থেকে কোন পণ্য সামগ্রী ক্রয় এর ফলে যে Invoice প্রদান করা হয় তাই Purchases Invoice নামে পরিচিত।  Suppliers বা সরবরাহকারী বিক্রেতাকে সেবা বা পণ্যের বিপরীতে যে বিল প্রদান করে তাকে Purchase Invoice বলে।

৩। Jurnal Entry : Accounting principal অনুযায়ী লেনদেন সম্পন্ন করার প্রথমে লিখে রাখার পদ্ধতি হচ্ছে Jurnal Entry .

যা আলোচনা করা হবে এই অধ্যায়ে তা নিচে লিস্ট আকারে দেওয়া হলো।

এই অধ্যায়ে যা আলোচনা করব,

What is Stock Management System?

What is Stock In ERP?

To ensure enough supply of goods storing product in the warehouse is called stock.

Most of the distributor companies invest the biggest part of their business capital in stock. Using TechBeeo ERP you can keep eagle-eye on product availability, movement, selling and buying as well.

To survive in this competitive market, you have to keep a close eye on the Stock Management System of your business. In the modern world, we can think of something different that will reduce brain pressure and monitor our business dynamically.

Material Flow

There have three types of entry available:

  1. Purchase Receipt: Receiving good from a supplier using Purchase Order
  2. Stock Entry: Moving item from one warehouse to another.
  3. Delivery Note: Product delivery to the customer

Material Request

Material Request is a process when a product list is sent to a higher authority by realizing the requirement of the product.

When you go to “Explore>Stock>Stock Transaction>Material Request>New”, you will find the material request form.

Properties of this form are described below.

  1. Get Item From Using this drop-down you can check the material request list like sales order, product bundle etc.
  2. Get Item From BOM: If item entry is done before Bill of Material, We will find the Item Request such way as well.
  3. Type: Type of Material Request can be mentioned here. Like Purchase, Material Transfer, Material Issue or Manufacturer you have to mention here.
  4. Table: Item Code, Quantity, For Warehouse, Required Date these are some common fields that you have to fill with data. If you click on “Get Items From” or “Get Items from BOM”, all the required fields will be filled automatically.
  5. More Information: In “Requested For” field, we can add the name to whom the requisition is granted.
  6. Printing Details: You can add letterhead and printing head for business advantage.
  7. Terms and Conditions: If there has any condition, you can add this in Terms and Conditions field.

Stock Entry

Stock entry is an easy solution that helps to show product movement from warehouse to warehouse. You can add a new stock entry from “Stock>Stock Entry>New”

Purpose:

Stock entry people use for the below purposes.

Material Issue: To exit the product from stock.

Material Receipt: To add a product in stock.

Material Transfer: To transfer a product from one warehouse to another warehouse.

Material Transfer for Manufacturing: To transfer product from stock to industry to produce the product.

Manufacturer: If a stock has enough material to produce goods.

Repack: Creating a new item from the main item is known as Repack.

With the change of purpose, you will notice field change as well. You have to enter stock entry depending on your necessity.

Fill the below fields of the table:

Source Warehouse: You have to select a warehouse.

Target Warehouse: To transfer a product from one warehouse to another warehouse.

Item Code: Short name of the product.

Quantity: The numbers are measurable.

Additional Costs: If there has any cost included during stock entry, you can add here.

Delivery Note

Delivery note generates when invoice sent to the warehouse. A copy of the delivery note needs to send in time of transport. A delivery note is a list of products that help to update the stock. Delivery note entry and purchase receipt entry are quite similar. You can create a new delivery form by going “Stock>Delivery Note>New”.

Fields of Stock Management System is described below.

Get Items From Using this you can display Sales Order data in Item Description field.

Customer: If you have created a customer, you can see here.

Customer PO Details: If you have old customer Purchase Order, you can see here.

Address and Contact: You will find customer information like contact information here.

Currency & Price List: What will be the default currency, you can mention here.

Item Description Field: You can add item description here.

Taxes & Charges: You can add government Tax Information here.

Additional Discount: You can add discount information here.

Terms & Condition: If there has any term & condition of the transaction, you can mention here.

Transporter Info: You can add delivery vehicle information here.

More Information: If you want to store any extra information, you can add here.

Commission: Sales commission you have to add here.

Sales Team: You can add sales team information here.

After save and submit, you can create delivery note easily.

Purchase Receipt

Collecting the product using Purchase Order is known as Purchase Receipt. You can create purchase receipt directly. Use the path “Stock>Purchase Receipt> New Purchase Receipt”.

Get Items From Using this Purchase Order will be filled directly to Items Description Table.

Supplier: You to select supplier name from the supplier list.

Supplier Delivery Note: You can add delivery invoice note here.

Address & Contact: You can add supplier contact information here.

Currency & Price List: Transaction currency should be mentioned here.

Items Description Table: In this table, you will find few common fields like Item Code, Accepted Quantity, Rate & Amount.

Taxes & Charges: You can add government Tax here.

Additional Discount: You can mention additional discount here.

Terms & Condition: You can mention terms and condition here.

Raw Material Supplied: You can mention Raw Material list in your warehouse.

Following the way, you can complete purchase receipt.

What is ERP

What is ERP?

ERP stands for Enterprise Resource Planning that helps to manage your business easily and effectively. It helps to manage and organize your business more conveniently by storing all of your important data in the same place.

You can perform financial activities like Purchase & Sale Management, Inventory Management, Customer Relationship Management, Production Management, Report Generation and Human Resource Management from a single place in a disciplined manner.

In simple words, ERP is a complete software that fulfills all of your business requirement by combining different business departments.

The key feature of an ERP system is that there has a central database that coordinates multiple activities used in different units of the business. For example, the Account department and Sales department might be relying on the same specific information. A good ERP software can integrate the whole process and share data across the system based on different permissions for these different tasks.

In good ERP software, packages are divided into few major parts that are known as Module. Modules are concretely interconnected with each other and they share data using Module to Module Dataflow that prevent Data Duplication. Due to data linkup, you can find any connected data easily.

How Procurement Process Occurred in TechBeeo ERP?

The following image shows a general procurement process of TechBeeo ERP.

General ERP Process
General ERP Process

TechBeeo General Procurement Process:

For an example, In a factory Engineering Department needs any materials. Using TechBeeo ERP, they can easily check if the products are available in the Store Department or not. If the material is out of stock, they can send Purchase Requisition (PR) to the responsible department. Purchase Department will process the Purchase Requisition and they will generate a Purchase Order (PO) to send it to Supplier/Vendor.

Based on the Purchase Order, Inventory Department will receive the good. After the Good Receive (GR) they will generate an invoice and they will verify the order. Upon receiving the invoice, the Finance Department will release the payment to Supplier/Vendor.

You can perform an overall process using TechBeeo ERP very easily and effectively.

In TechBeeo ERP, Quotation and Purchase Order are generated based on the information of Purchase Requisition. Depending on the Purchase Order, Inventory Department receives the goods. Every single step mentioned in the process (Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Good Receive & Invoice) has a Unique Document Number. Depending on the Document Number, you can easily find any information very quickly.

Such as, using the Purchase Requisition Number (This generates, when related data stores in software), you can follow up the requisitor (Who Submitted the Requisition). You will get an overall idea about the present condition of that specific requisition based on Purchase Requisition Number. You will get an idea about Present Condition of Goods, Probable Receiving Date, Vendor Payment Condition and all related data as well.

As TechBeeo ERP stores all data in the same database, so every department is independent and they can access any data easily. For single data entry system in TechBeeo ERP, you don’t need to enter same data multiple times. This reduces the hard work; also you can easily use the data to analyze the report and proper management of your data as well. So you can take any technical decision really quick.

How Procurement, Manufacturing, Shipping & Billing Performed Against the Sales Order in TechBeeo ERP?

In TechBeeo ERP, Procurement, Manufacturing, Shipping, and Billing against customer sales order happens like below image.

ERP Flowchart
ERP Flowchart

What Are the Common Benefits of Using TechBeeo ERP?

Using TechBeeo ERP, you will find various types of benefits. Few common benefits are listed below:

  1. Reduce the Company Loss: A powerful and modern ERP software will prevent the Product Loss, Product Theft, and Discrepancy in Account, which will reduce your company loss.
  2. Increase Accuracy of Data & Saves Time: Using TechBeeo ERP removes the hassle of using Register Book, Work Order Book, Invoice Book and other similar books. All the transactional activity you can perform in TechBeeo ERP. So you can reduce the mistakes that supposed to happen if you made those calculations manually.
  3. Monitor Daily Transactions & Setting Work Plan: What is the condition of your Inventory? How many returned products? How many damaged products? The present condition of the transaction with suppliers? All you can monitor from the same place using TechBeeo ERP software. This will saves your valuable time and reduce costs as well.
  4. Quick Decision Making: Using TechBeeo ERP, you can easily generate Sales Report, Stock Report and other types of report that helps you taking a quick decision. You can identify which product is being out of stock soon from the report. Then you can take a quick decision if you want to add some products or you want to make the product stock out.
  5. Prevent Losing Important Documents: Using TechBeeo ERP software, you can remove the fear of losing your important business documents. All documents you can scan & save in software that you can find later when necessary.
  6. Everything You Can Monitor in 360 Deg Dimension: How much you are spending? What are the fields of spending money? What is the overall feedback? How much money did you spend as marketing purpose? What is the response after spending money on marketing? If you promote your business using different marketing platform, you have to track which media is returning more customer to you. You will able to monitor everything in TechBeeo ERP in 360deg dimension.
  7. Monitor Overall Condition of Your Business Around The World: TechBeeo ERP usages cloud technology that helps you monitor your business from anywhere in the world.

Some Common Modules Present in TechBeeo ERP:

  • Procurement Process
  • Inventory Management
  • Production Planning
  • Manufacturing Process
  • Sales
  • Customer relationship management (CRM)
  • Finance
  • Human Resources
  • Asset Management and Maintenance
  • Document Management System
  • Collaboration Tools
  • Website
  • E-commerce

What is Buying In ERP Software?

ERP Software এ Buying কি?

Buying কি?

TechbeeoERP তে Buying একটা Module যাকে বিভিন্ন Organization বিভিন্নভাবে ডাকে। কেউ কেউ বলে Purchase Department কেওবা Procurement Department যে নামেই ডাকুকনা কোনো এই Department কাজ প্রয়োজনীয় পণ্য সামগ্রী ক্রয় করা।হতে পারে Organization এর নিজের ব্যবহারের জন্যে অথবা ব্যাবসায়িক মুনাফার জন্যে ক্রয় করে।

TechbeeoERP তে Explorer এর বাম পার্শে সবগুলো Module আছে যার মধ্যে Buying একটা , এতে ক্লিক করলে নিচের মতো একটা  View page দেখা যাবে।

Setup :

TechbeeoERP তে Procurement department এর কাজের সুবিধার জন্যে Buying module এর সেট আপ, কোম্পানির নিজের মতো করে সাজায় নিতে হবে।

১। Buying Settings: এখানে Supplier Naming By এ Supplier name অথবা Naming series যে কোনোভাবে সরবরাহকারীকে চেনার জন্যে। Default Supplier Type এর মাধ্যমে সরবরাহকারী কোন টাইপের তা সিলেক্ট করে দেয়া যায় যেমন Electrical, Consumer, Pharmaceutical . আর Default Buying Price List সরবরাহকারীকে কোন Currency তে লেনদেন করবে তা নির্ধারণ করে দেয়া যায়।

২। Terms and Conditions Template: সরবরাহকারীর সাথে কি কি শর্তে লেনদেন চলবে তাএখানে বলে দেয়া যাবে।

৩। Purchase Taxes and Charges Template: একটা দেশের নিয়ম অনুযায়ী কোম্পানিকে কতটুকু Tax দিতে হবে তা টেম্পলেট আকারে Save করে রাখা যায়।

Purchasing :

Procurement management system এ যে কয়টা ধাপ আছে তা শ্র্রাণী আকারে বিশ্লেশন করি তাহলে।

১। Material Request : TechbeeoERP তে Buying module এর ভিতরে Material request এ ক্লিক করলে যে Page আসবে তার New button এ ক্লিক করলে নিচের মতো page দেখা যাবে।

এই form এর ভিতরে যে property গুলো আছে তা হচ্ছে

Series : এর মাধ্যমে সফটওয়্যার অটোমেটিক একটা Serial নম্বর generate করে।

Type : Material Request টা কি টাইপের হবে Purchase, Material Transfer, Material Issue, Manufacture কোন ধরণের হবে তা Select করে দিতে হবে।

Required Date : কবে আমার Material টা প্রয়োজন পরবে তার তারিক নির্ধারণ করে দিতে হবে।

নিচের টেবিলটাতে Item code : যে মেটেরিয়ালটার জন্য Order করবো তার এক বা একাধিক Item Row আকারে সাজাবো।

Quantity : কতগুলো করে Order করবো তা উল্লেখ করবো। For Warehouse : কোন warehouse এর জন্য তা নির্ধারণ করে দিতে হবে।

Required Date : কবে material টা লাগবে তা বলে দিতে হবে।

MORE INFORMATION : Requested For এর মধ্যে কার জন্যে Order করা হচ্ছে তা বলে দিতে পারি।

PRINTING DETAILS : যদি letter আকারে Order করতে চাই Letter Head এবং Print Heading দিয়া দিতে হবে।

TERMS AND CONDITIONS : যদি Material এরজন্য Terms and conditions থেকে থাকে তবে টেম্পলেট আকারে রাখা যাবে অথবা Description এ বর্ণনা করা যাবে।

উপরে উল্লেখিত ঘরগুলো পূরণ করলে Material request এর লিস্ট এ Pending আকারে দেখাবে। এখন পেন্ডিং আইটেম এর ভিতরে গেলে নিম্নলিখিত চিত্র দেখা যাবে।

উপরে ডানপার্শে Make button এবং তার নিচে Dashboard থাকবে তাতে পরবর্তী ধাপ কোনটা করতে হবে তা দেয়া থাকবে Request for Quotation, Supplier Quotation, Purchase Order . কোম্পানি system অনুযায়ী এই ধাপগুলো কেউ maintain করতেও পারে আবার নাও করতে পারে। সরাসরি Purchase order ও করা যেতে পারে।

কেমন করে সরাসরি Purchase Order করতে হয় তা আমরা এই পর্বে শিখবো :

Material Request তৈরী করে Save এবং submit করে , নিম্নলিখিত স্ক্রিনশর্তের মতো একটা ফর্ম পাবো যার ডান পার্শে কর্নারে Make Button থাকবে তাতে ক্লিক করলে –

Purchase Order, Request for quotation, Supplier Quotation দেখা যাবে , এই লিস্ট এরও পরিবর্তন হতে পারে।এই লিস্টই আপনাকে বলে দিবে আপনি পরবর্তী কোন কাজটি করবেন। তুলনামূলক ছোট প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে যিনি Material Request করে তিনিই Purchase Order করে থাকেন, সেক্ষেত্রে Purchase Order ক্লিক করলে, নিম্নলিখিত Page টি দেখা যাবে।

এই পৃষ্টার উপরের ডানপার্শে Add items from Button টা তে ক্লিক করলে Request Quotation পাবো। এখানে কেবল তৈরী করা Request Quotation select করলে Currency and price list এর ঘরে আইটেমগুলো চলে আসবে আর Supplier এর ঘরে সরবরাহকারীর নাম সিলেক্ট করে save করে submit করলে Purchase Order এর কাজ পূর্ণ হবে।

এখন  Purchase Order এর লিস্ট view তে এখনই করা Purchase Order টা দেখতে পাবো এবং status টা দেখবো To receive and bill মানে এর রেসিভ করা এবং বিল দাওয়া বাকি আছে।

কিভাবে Complex Purchase Order করতেহয়তানিম্নেআলোচনাকরাহলো :-

এই প্রকৃয়াটি সাধারণত তুলনামূলক বড়ো প্রতিষ্টানের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করতে হয়, কারণ প্রতিটা ডিপার্টমেন্টে একাধিক কর্মচারী থাকে এবং তাদের কাজের পরিধিও ভাগ করা থাকে সেক্ষেত্রে প্রতিটি ধাপকে ভেরিফাই করে Procurement Process পূর্ণ করতে হবে।নিম্নে প্রতিটি ধাপ বর্ণনা করা হলো

১। Material Request : প্রতিটা ডিপার্টমেন্ট থেকে এবং স্টক থেকেও Material Request আস্তে পারে, একই ভাবে যা পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

২। Request for Quotation : Procurement Department Material Request কে বিভিন্ন সর্বরাহীর কাছে Price Quotation চাইবে New Request for Quotation এগিয়ে উপরে ডানদিকে Get items from এ ক্লিক করে Material request select করতে হবে এরপর যেই আইটেমটার Quotation চাইতে হবে তাকে সিলেক্ট করতে হবে।তবে আইটেম এর ঘরে আইটেম কোড এবংকোয়ান্টিটি পরে যাবে।আর সর্বরাহকারির নাম এবং ইমেইল সিলেক্ট করে নিচের ছবির মত করে দেখা যাবে।

৩। Supplier Quotation : Supplier যে Quotation টা পাঠাবে ইমেইল অথবা অন্য কোনো মাধ্যমে তাকে Supplier Quotation save করতে হবে। নিচের চিত্র অনুযাই

৪। Purchase Order : এখানে আগের Purchase Order এর মতো করে সম্পন্ন করতে হবে।

What Is Selling In ERP Software?

ERP Item সম্বন্ধে কিছু কথা

Item কি ?

Techbeeo ERP তে Item হচ্ছে কোনো কোম্পানির Products বা Services এর তালিকা।উৎপাদন কোম্পানির Row materials অথবা Finish Goods সবই Item এর অন্তর্ভুক্ত।উদাহরণস্বরূপ বলা যেতে পারে Computer, Soap, oil, Flour, salt etc.

কিভাবে Techbeeo ERP software এ Itemtemplate তৈরি করতে হয় :

নতুন কোনো Item entry করতে গেলে , Global search এ New Item লিখলে অথবা ERP Explorer এর বাম পার্শে Stock module এর ভিতরে Item নামের একটা Field আছে। ঐটার উপর ক্লিক করলে নিচের Page টা দেখা যাবে।

or

এখানে যা আছে :

১। Item Code :এইখানে  Item টার একটা শর্টনাম দিতে হবে , যেমন Computer এর শর্টফর্ম comp দেওয়া যেতে পারে।এর সুবিধা যখন অনেকগুলো Item হবে তখন Item এর ঘরে শর্টফর্ম টাইপ করলে ঐ Item টা দেখাবে।

২। Item Name : Item এর পূর্ণ নাম লিখতে হবে। কিন্তু অবশ্যই লিখতে হবে এমনটা নয়।

৩। Barcode : Barcode থাকলে যদি Barcode Reader এর মাধ্যমে Product Item কে চিনতে হয় তবে Barcode number দিয়ে দিতে হবে।

৪। Item Group : Item group হচ্ছে প্রোডাক্টের Category যেমন Item টা Raw material, Consumer  product, Electronic, Computer, Cosmetic কিনা তা Select করতে হবে।

৫। Maintain Stock :নতুন Item create করার সময় Product এর যদি Stock থেকে থাকে তবে Check box টা Click করে স্টকের Opening balance , Selling Rate বসায় দিবো।

৬। Default Unit Measure : Item টা pcs, nos, lit, kg, etc কিসে হবে তা সিলেক্ট করে দিতে হবে।

৭। INVENTORY: এই Field এর ভিতরে অনেক গুরুত্তপূর্ণ তথ্য Inventory বিষয়ক instruction দেয়া যায়।

৮। Auto Re order :যদি Item এর Quantity শেষ হওয়ার আগে System কে জানাবে যে Item Stock থেকে বিপদসীমার নিচে নেমে গেছে , তবে এখানে Maximum Minimum Quantity দিয়ে দিতে পারবে।

৯। Serial Nos and Batches :যদি Item এর Serial nos, Batch number থেকে থাকে তবে এই ড্রপডাউন এর মাধ্যমে দিয়ে দিতে হবে।

১০।Variants : Item create এর ক্ষেত্রে Variants খুবই জরুরি উদাহরণ স্বরূপ Computer এর শ্র্রেনী বিন্যাস করতে গেলে Category, Brand, Processor, Color etc. এই Variants এর মাধ্যমে করা যাবে। Multiple Item create করার সময় আমরা বিস্তারিত জানবো।

১১। Purchase Details :এর মাধ্যমে Item টা purchase item কিনা, তার Default unit, Minimum Order Qty, Safety Stock নির্ধারণ করে দেয়া যায়।

১২। Suppliers Details : এখানে Supplier select এবংনতুন supplier create করে select করা যাবে।

এইভাবে আরো অনেক feature আছে যার মাধ্যমে একটা Item এর Details Information রাখাযায়।

আমরা এখন জানবো Multi Item কিভাবে তৈরি করতে হয় :

উদাহরণ স্বরূপ Soap Item এর multi variants তৈরী করবো কেমন করে তা নিচে আলোচনা করা হলো।

প্রথমেই Soap এর Template তৈরি করতে হবে। কিভাবে ?

New Item page খুলে নিচের Edit in full পেজ লেখার উপর ক্লিক করে Details format পেজ আন্তে হবে এবং নিচের field গুলো পূরণ করতে হবে।

১। Item Code : sanda (এখানে আইটেম এর শর্ট নাম দিতে হবে।

২। Item Name : Sandalina Soap

৩। Item Group : Shop

৪। Maintain Stock : Check box উঠায় দিতে হবে।

৫।  Variants : Has Variants এ চেক বাক্স ক্লিক করলে Item Attribute আসবে Add row ক্লিক করে Category_soap, Brand_soap, Size_soap, color_soap Attribute value add করতে হবে। আবার এদের sub attribute তৈরি করতে হবে প্রতিটা attribute এর ভিতরে Attribute value যেমন Category_soap এর Attribute value হবে Ber, Liquid. এইভাবে save করলে Item list এ Template আকারে দেখা যাবে।

৬।এখন Soap item open করলে Top right পার্শে Make button দেখা যাবে। এর dropdown এ Single Variant এবং Multi Variant পাওয়া যাবে।

৭। Single variant এর মাধ্যমে একটা item variant তৈরি করা যাবে নিচের প্রথম চিত্র অনুযায়ি।

৮। Multi Variant এরমাধ্যমেঅনেকগুলো item variant তৈরি করা যাবে নিচের দ্বিতীয় চিত্র অনুযায়ি।

What is ERP Software?