What is chart of Accounts?

আমরা এই অধ্যায়ে Chart Of Accounts কি তা জানব। Chart Of Accounts হচ্ছে Accounts এর নীল নকশা বা একাউন্টিং স্ট্রাকচার। Chart Of Accounts কে প্রধাণত পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে :
১। Assets
২। Liability
৩। Equity
৪। Revenue
৫। Expense

Accounting Entry system হচ্ছে Duble entry accounting system মানে প্রতিটা লেনদেনের দুটি অংশ থাকে Debit এবং Credit. আপনার ব্যাবসায়িক প্রতিষ্ঠান কি টাইপের, কোন খাতে কত ইনকাম এবং খরচ, আপনার ঋণ কত এগুলো সব কিছু Chart of Accounts এর ধরণের উপর নির্ভর করে।

TechbeeoERP তে Chart of Accounts কি ভাবে কাজ করে জানব। TechbeeoERP software এ যে ভাবে Chart of Accounts তৈরি করতে হয় এবং তা খুব সহজেই জানা যাবে।

Explorer > Accounts > Company and Accounts > Chart of Accounts

Chart-of -accounts

উপরের চিত্র থেকে আমরা বুঝতে পারি Accounts কে প্রধান পাঁচ ভাগে ভাগ করা হয়েছে।  এই পাঁচটার ভিতরেই আপনার কোম্পানীর বৈশিষ্টের ভিত্তিতে আপনাকে Accounting Head তৈরি করে নিতে হবে। যেমন ধরাযাক, Asset এর  ভিতরে Bank A/C head open করবো। Asset এর  উপরে  ক্লিক করলে Add child একটা লিংক আসবে। ক্লিক করলে নিচের ফর্ম টা দেখা যাবে।

Add-child

Add-child-two

New Account Name : এই ফিল্ড এ Bank A/C লিখতে হবে এবং Is Group সিলেক্ট করতে হবে কারণ Bank A/C এর ভিতরে Subgroup তৈরি করতে হবে যেমন Jamuna bank a/c no. 000000023455, City bank a/c no. 000000023455 এই ভাবে অনেক গুলো account no. দিয়ে Account Head খুলতে পারবো।

 

What is accounting software?

ERP Software এ Buying কি?

Buying কি?

TechbeeoERP তে Buying একটা Module যাকে বিভিন্ন Organization বিভিন্নভাবে ডাকে। কেউ কেউ বলে Purchase Department কেওবা Procurement Department যে নামেই ডাকুকনা কোনো এই Department কাজ প্রয়োজনীয় পণ্য সামগ্রী ক্রয় করা।হতে পারে Organization এর নিজের ব্যবহারের জন্যে অথবা ব্যাবসায়িক মুনাফার জন্যে ক্রয় করে।

TechbeeoERP তে Explorer এর বাম পার্শে সবগুলো Module আছে যার মধ্যে Buying একটা , এতে ক্লিক করলে নিচের মতো একটা  View page দেখা যাবে।

Setup :

TechbeeoERP তে Procurement department এর কাজের সুবিধার জন্যে Buying module এর সেট আপ, কোম্পানির নিজের মতো করে সাজায় নিতে হবে।

১। Buying Settings: এখানে Supplier Naming By এ Supplier name অথবা Naming series যে কোনোভাবে সরবরাহকারীকে চেনার জন্যে। Default Supplier Type এর মাধ্যমে সরবরাহকারী কোন টাইপের তা সিলেক্ট করে দেয়া যায় যেমন Electrical, Consumer, Pharmaceutical . আর Default Buying Price List সরবরাহকারীকে কোন Currency তে লেনদেন করবে তা নির্ধারণ করে দেয়া যায়।

২। Terms and Conditions Template: সরবরাহকারীর সাথে কি কি শর্তে লেনদেন চলবে তাএখানে বলে দেয়া যাবে।

৩। Purchase Taxes and Charges Template: একটা দেশের নিয়ম অনুযায়ী কোম্পানিকে কতটুকু Tax দিতে হবে তা টেম্পলেট আকারে Save করে রাখা যায়।

Purchasing :

Procurement management system এ যে কয়টা ধাপ আছে তা শ্র্রাণী আকারে বিশ্লেশন করি তাহলে।

১। Material Request : TechbeeoERP তে Buying module এর ভিতরে Material request এ ক্লিক করলে যে Page আসবে তার New button এ ক্লিক করলে নিচের মতো page দেখা যাবে।

এই form এর ভিতরে যে property গুলো আছে তা হচ্ছে

Series : এর মাধ্যমে সফটওয়্যার অটোমেটিক একটা Serial নম্বর generate করে।

Type : Material Request টা কি টাইপের হবে Purchase, Material Transfer, Material Issue, Manufacture কোন ধরণের হবে তা Select করে দিতে হবে।

Required Date : কবে আমার Material টা প্রয়োজন পরবে তার তারিক নির্ধারণ করে দিতে হবে।

নিচের টেবিলটাতে Item code : যে মেটেরিয়ালটার জন্য Order করবো তার এক বা একাধিক Item Row আকারে সাজাবো।

Quantity : কতগুলো করে Order করবো তা উল্লেখ করবো। For Warehouse : কোন warehouse এর জন্য তা নির্ধারণ করে দিতে হবে।

Required Date : কবে material টা লাগবে তা বলে দিতে হবে।

MORE INFORMATION : Requested For এর মধ্যে কার জন্যে Order করা হচ্ছে তা বলে দিতে পারি।

PRINTING DETAILS : যদি letter আকারে Order করতে চাই Letter Head এবং Print Heading দিয়া দিতে হবে।

TERMS AND CONDITIONS : যদি Material এরজন্য Terms and conditions থেকে থাকে তবে টেম্পলেট আকারে রাখা যাবে অথবা Description এ বর্ণনা করা যাবে।

উপরে উল্লেখিত ঘরগুলো পূরণ করলে Material request এর লিস্ট এ Pending আকারে দেখাবে। এখন পেন্ডিং আইটেম এর ভিতরে গেলে নিম্নলিখিত চিত্র দেখা যাবে।

উপরে ডানপার্শে Make button এবং তার নিচে Dashboard থাকবে তাতে পরবর্তী ধাপ কোনটা করতে হবে তা দেয়া থাকবে Request for Quotation, Supplier Quotation, Purchase Order . কোম্পানি system অনুযায়ী এই ধাপগুলো কেউ maintain করতেও পারে আবার নাও করতে পারে। সরাসরি Purchase order ও করা যেতে পারে।

কেমন করে সরাসরি Purchase Order করতে হয় তা আমরা এই পর্বে শিখবো :

Material Request তৈরী করে Save এবং submit করে , নিম্নলিখিত স্ক্রিনশর্তের মতো একটা ফর্ম পাবো যার ডান পার্শে কর্নারে Make Button থাকবে তাতে ক্লিক করলে –

Purchase Order, Request for quotation, Supplier Quotation দেখা যাবে , এই লিস্ট এরও পরিবর্তন হতে পারে।এই লিস্টই আপনাকে বলে দিবে আপনি পরবর্তী কোন কাজটি করবেন। তুলনামূলক ছোট প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে যিনি Material Request করে তিনিই Purchase Order করে থাকেন, সেক্ষেত্রে Purchase Order ক্লিক করলে, নিম্নলিখিত Page টি দেখা যাবে।

এই পৃষ্টার উপরের ডানপার্শে Add items from Button টা তে ক্লিক করলে Request Quotation পাবো। এখানে কেবল তৈরী করা Request Quotation select করলে Currency and price list এর ঘরে আইটেমগুলো চলে আসবে আর Supplier এর ঘরে সরবরাহকারীর নাম সিলেক্ট করে save করে submit করলে Purchase Order এর কাজ পূর্ণ হবে।

এখন  Purchase Order এর লিস্ট view তে এখনই করা Purchase Order টা দেখতে পাবো এবং status টা দেখবো To receive and bill মানে এর রেসিভ করা এবং বিল দাওয়া বাকি আছে।

কিভাবে Complex Purchase Order করতেহয়তানিম্নেআলোচনাকরাহলো :-

এই প্রকৃয়াটি সাধারণত তুলনামূলক বড়ো প্রতিষ্টানের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করতে হয়, কারণ প্রতিটা ডিপার্টমেন্টে একাধিক কর্মচারী থাকে এবং তাদের কাজের পরিধিও ভাগ করা থাকে সেক্ষেত্রে প্রতিটি ধাপকে ভেরিফাই করে Procurement Process পূর্ণ করতে হবে।নিম্নে প্রতিটি ধাপ বর্ণনা করা হলো

১। Material Request : প্রতিটা ডিপার্টমেন্ট থেকে এবং স্টক থেকেও Material Request আস্তে পারে, একই ভাবে যা পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

২। Request for Quotation : Procurement Department Material Request কে বিভিন্ন সর্বরাহীর কাছে Price Quotation চাইবে New Request for Quotation এগিয়ে উপরে ডানদিকে Get items from এ ক্লিক করে Material request select করতে হবে এরপর যেই আইটেমটার Quotation চাইতে হবে তাকে সিলেক্ট করতে হবে।তবে আইটেম এর ঘরে আইটেম কোড এবংকোয়ান্টিটি পরে যাবে।আর সর্বরাহকারির নাম এবং ইমেইল সিলেক্ট করে নিচের ছবির মত করে দেখা যাবে।

৩। Supplier Quotation : Supplier যে Quotation টা পাঠাবে ইমেইল অথবা অন্য কোনো মাধ্যমে তাকে Supplier Quotation save করতে হবে। নিচের চিত্র অনুযাই

৪। Purchase Order : এখানে আগের Purchase Order এর মতো করে সম্পন্ন করতে হবে।

What Is Selling In ERP Software?

ERP কি (What is ERP)?

ERP / enterprise resource planning

ERP / enterprise resource planning

ERP কি?

Enterprise Resource Planning এর সংক্ষিপ্ত রূপ হচ্ছে ERP(ই আর পি ).

এটি একটি ব্যবসা প্রক্রিয়া পরিচালন সফটওয়্যার যা একটি কোম্পানির আর্থিক, সরবরাহ শৃঙ্খলা, অপারেশন, প্রতিবেদন, উৎপাদন, ক্রয়-বিক্রয়, ইনভেন্টরি, গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা এবং মানব সম্পদ কার্যক্রমগুলি একক সিস্টেমে পরিচালনা করে এবং সমন্বিত করে। মোট কথা এটি একটি সমন্বিত সফটওয়ারের রুপ যা একটি কোম্পানির মোটামুটি সব চাহিদা পুরন করে।

সব ইআরপি সিস্টেমের মূল বৈশিষ্ট হলো একটি কেন্দ্রীয় ডাটাবেস থাকবে যা ব্যবসার বিভিন্ন ইউনিটের মধ্যে ব্যবহৃত একাধিক কার্যক্রম সমন্বয় করবে। যেমন, একাউন্টস এবং সেলস তাদের নির্দিষ্ট চাহিদার জন্য একই তথ্যতে নির্ভর করতে হতে পারে। একটি ভালো ই আর পি সফটওয়্যারের প্যাকেজগুলো এক একটি পার্ট এ বিভক্ত থাকে, যাদের কে মডিউল (Module) বলা হয় । এক্ষেত্রে একটি মডিউল এর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে অঙ্গীভূতভাবে সংযুক্ত থাকে । এখানে এক মডিউল আর তথ্য অন্য মডিউল এর সাথে শেয়ার করে এবং module to module data flow ঘটে ফলে data duplication হয় না । ডাটা থেকে ডাটা এর লিংক থাকায় কোন একটি ডাটা কে কেন্দ্র করে এর সাথে সংযুক্ত অন্য ডাটা এর তথ্য সহজে পাওয়া যায় ।

TechBeeo ERP তে একটি সাধারণ Procurement কিভাবে সম্পাদিত হয়?

নিচের ছবিটিতে TechBeeo ERP এর একটি সাধারন procurement process কে দেখানো হয়েছে।

TechBeeo ERP General Procurement Process
TechBeeo ERP General Procurement Process

ব্যাখ্যা: ধরুন একটা Factory তে Engineering Department এর কিছু Material প্রয়োজন । সেক্ষেত্রে TechBeeo ERP তে store department খুব সহজে জানতে পারবে Material গুলো আছে কিনা। Material গুলোর পর্যাপ্ত Stock যদি Store Department এর Storage এ Available না থাকে তবে Engineering Department এর Responsible Person একটি Purchase Requisition (PR) দিবে । উক্ত Purchase Requisition টি Purchase Department Process করবে এবং প্রয়োজনে Quotation Maintain করে Purchase Order (PO) তৈরি করবে এবং Material গুলো কোন Supplier/Vendor থেকে কিনবে । উক্ত Purchase Order এর তথ্যের মাধ্যমে Inventory Department এর Store এর লোক Goods Receive (GR) করবে । Goods Receive হলে চালান (Invoice) তৈরি / ভেরিফিকেসন হবে এবং Finance Department উক্ত Supplier / vendor কে Payment দিয়ে দেবে । আর এই সব কিছুই TechBeeo ERP তে খুব সহজেই করে দেয়।

TechBeeo ই আর পি এর ক্ষেত্রে উক্ত Purchase Requisition এর তথ্যর উপর Quotation এবং Purchase Order তৈরি হয়, উক্ত purchase Order উপর ভিত্তি করে Goods Receive হয় এবং Vendor কে Payment দেয়। এখানে উল্লেখ্য, প্রত্যেকটি Transaction (যেমন Purchase Requisition, Quotation, Purchase Order, Goods Receive, Invoice)সম্পূর্ণ হলে প্রত্যেকটির ক্ষেত্রে একটি Unique document number generate হয়। এই document number এর উপর ভিত্তি করে সংশ্লিষ্ট তথ্য সহজেই পাওয়া যায়, যেমন Purchase Requisition Number(যখন Purchase Requisition Related ডাটা সফটওয়্যারে save হয় তখন এটা create হয়) ধরে Requisition কারী software system এ follow up করতে পারেন যেমন… তার প্রয়োজনীয় Material টির বর্তমান অবস্থা কি ? এটার Quotation , Purchase Order হয়েছে কিনা , Store Department এটি Receive করেছে কিনা , সম্ভাব্য Receiving date, Vendor Payment এর তথ্য ইত্যাদি ।

যেহেতু TechBeeo ERP সিস্টেম এর ডাটাগুলো একটি Single Database এ থাকে ,সেহেতু বিভিন্ন department এর বাবহারকারিকে TechBeeo সফটওয়্যারের মাধ্যমে কোন প্রয়োজনীয় তথ্য পেতে অন্য department এর ERP ব্যবহারকারীদের নিকট নির্ভর থাকতে হয় না । TechBeeo ERP system এ ডাটা single entry হয় , ফলে বাড়তি কাজ করতে হয় না এবং তথ্য গুলো চাওয়া মাত্র পাওয়া যায় , তাই Management এর Analysis Report গুলোর মাধ্যমে কৌশলগত সিদ্ধান্ত নেয়া দ্রুত এবং সহজ হয়।

TechBeeo ERP তে একটি Customer এর Sales Order এর বিপরীতে Procurement, Manufacturing এবং Shipping এবং Billing এর কাজ গুলো কিভাবে সম্পাদিত হয়?

TechBeeo ERP তে একটি Customer এর Sales Order এর বিপরীতে Procurement, Manufacturing এবং Shipping এবং Billing এর কাজ গুলো ঠিক নিচের ছবির মতো সম্পাদিত হয়।

ERP Flowchart
ERP Flowchart

TechBeeo ERP ব্যবহারের সুবিধা কি?

TechBeeo ERP ব্যবহারে আপনি অনেক গুলো সুবিধা একসাথে পাবেন। নিচে TechBeeo ERP ব্যবহারে কি ধরণের সুবিধা পাওয়া যায় তা সংক্ষেপে দেওয়া হলো :

  • ১. কোম্পানির লোকসান কমাবে:TechBeeo ERP একটি ভালো এবং আধুনিক ERP Software যা আপনার কোম্পানির পণ্যের অপচয়, প্রোডাক্ট হারিয়ে যাওয়া, চুরি যাওয়া বা হিসাব না মেলা রোধ করবে, এতে আপনার কোম্পানির লোকসান কমবে।
  • ২. সময় বাঁচাবে এবং ভুল কমাবে :TechBeeo ERP Software ব্যবহারের ফলে ব্যবসার হিসাব-নিকাশ রক্ষার জন্য রেজিস্টার বুক, ওয়ার্ক অর্ডার বুক, ইনভয়েস বুক, বা অন্যান্য হিসাবের খাতা নিয়ে আপনার আর মূল্যবান সময় নষ্ট করার দরকার হবেনা। আপনার সব হিসাব-নিকাশ রক্ষা করবে TechBeeo ERP Software। সুতরাং হাতে-কলমে কাজ করতে গিয়ে আপনার যে ভুল হওয়ার আশংকা ছিল, TechBeeo ERP Software ব্যবহারে তা আর থাকবেনা।
  • ৩. দৈনন্দিন হিসাব পর্যবেক্ষণ এবং কর্মপরিকল্পনা ঠিক করতে পারবেন: আপনার ইনভেন্টরির কি অবস্থা। রিটার্ন প্রোডাক্ট কত? ড্যামেজ প্রোডাক্ট কত? সাপ্লাইয়ারদের সাথে লেনদেন এর কি অবস্থা? টেকবিও ই আর পি সফটওয়্যার ব্যবহার এর ফলে আপনি যেমন এই ব্যাপারগুলো পর্যবেক্ষণ করতে পারবেন তেমনি পাশাপাশি আপনি আপনার কর্মপরিকল্পনা ঠিক করতে পারবেন। এতে আপনার মূল্যবান সময় যেমন বাঁচিয়ে দিবে, তেমনি আপনার খরচ অনেক কমিয়ে দিবে।
  • ৪. দ্রুত সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন : TechBeeo ERP Software এ সামান্য ক্লিক এর মাধ্যমে মুহূর্তেই যে কোন তথ্য বা রিপোর্ট (সেলস রিপোর্ট, স্টক রিপোর্ট, ইত্যাদি) আপনার সামনে চলে আসবে। এতে আপনি যে কোন ক্যাটাগরি অনুসারে আপনার ব্যবসার রিপোর্ট গুলো জানতে পারবেন। কোন প্রোডাক্ট গুলোর এক্সপায়ারি ডেট দ্রুত শেষ হবে তাও আপনি জানতে পারবেন। কাজেই আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন, আপনার কোন প্রোডাক্ট এর স্টক বাড়ানো উচিৎ আর কোন প্রোডাক্ট দ্রুত বিক্রি করে দেয়া উচিৎ।
  • ৫. ডকুমেন্ট হারিয়ে যাওয়া রোধ করবে :TechBeeo ERP Software ব্যবহার করলে আপনার ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ ডকুমেন্ট গুলো হারিয়ে যাওয়ার আর কোন ভয় থাকবে না। সবকিছু জমা থাকবে সফটওয়্যারে। চাহিদামত সার্চ দিয়ে অথবা সংশ্লিষ্ট ক্যাটাগরীতে গিয়ে মুহূর্তেই বের করে নিতে পারবেন আপনার প্রয়োজনীয় ডকুমেন্ট।
  • ৬.সব কিছু দেখতে পাবেন 360 ডিগ্রিতে:কত টাকা খরচ করতেছেন? টাকা কি কি খাতে খরচ হচ্ছে? যে টাকা খরচ করতেছেন সেই সব টাকার ফিড ব্যাক কেমন? মার্কেটিং এর জন্য কোথায় কত টাকা খরচ করতেছেন? যে যে মাধ্যমে মার্কেটিং করতেছেন সেই সেই মাধ্যম থেকে কেমন রেস্পন্স পাচ্ছেন? আপনি যদি একাধিক মাধ্যমে আপনার ব্যবসার প্রচারণা করেন তাহলে আপনাকে অবশ্যই এটা হিসাব রাখতে হবে কোন অ্যাড থেকে কত কাস্টমার আপনার কাছে আসতেছে। আর এই সব কিছু TechBeeo ERP Software এ আপনি দেখতে পাবেন 360 ডিগ্রিতে।
  • ৭. কোম্পানির সর্বশেষ অবস্থা মুহূর্তের মধ্যে জানতে পারবেন বিশ্বের যেকোনো প্রান্ত থেকে :
    Techbeeo ERP Software ক্লাউড ভিত্তিক হওয়াতে আপনি বিশ্বের যে কোনো প্রান্ত থেকে আপনার কোম্পানির সর্বশেষ অবস্থা মুহূর্তের মধ্যে জানতে পারবেন।

TechBeeo ERP তে নিম্ন লিখিত Module বিদ্যমান:

  • Procurement Process
  • Inventory Management
  • Production Planning
  • Manufacturing Process
  • Sales
  • Customer relationship management (CRM)
  • Finance
  • Human Resources
  • Asset Management and Maintenance
  • Document Management System
  • Collaboration Tools
  • Web site
  • Ecommerce