ERP Software এ Buying কি?

Buying কি?

TechbeeoERP তে Buying একটা Module যাকে বিভিন্ন Organization বিভিন্নভাবে ডাকে। কেউ কেউ বলে Purchase Department কেওবা Procurement Department যে নামেই ডাকুকনা কোনো এই Department কাজ প্রয়োজনীয় পণ্য সামগ্রী ক্রয় করা।হতে পারে Organization এর নিজের ব্যবহারের জন্যে অথবা ব্যাবসায়িক মুনাফার জন্যে ক্রয় করে।

TechbeeoERP তে Explorer এর বাম পার্শে সবগুলো Module আছে যার মধ্যে Buying একটা , এতে ক্লিক করলে নিচের মতো একটা  View page দেখা যাবে।

Setup :

TechbeeoERP তে Procurement department এর কাজের সুবিধার জন্যে Buying module এর সেট আপ, কোম্পানির নিজের মতো করে সাজায় নিতে হবে।

১। Buying Settings: এখানে Supplier Naming By এ Supplier name অথবা Naming series যে কোনোভাবে সরবরাহকারীকে চেনার জন্যে। Default Supplier Type এর মাধ্যমে সরবরাহকারী কোন টাইপের তা সিলেক্ট করে দেয়া যায় যেমন Electrical, Consumer, Pharmaceutical . আর Default Buying Price List সরবরাহকারীকে কোন Currency তে লেনদেন করবে তা নির্ধারণ করে দেয়া যায়।

২। Terms and Conditions Template: সরবরাহকারীর সাথে কি কি শর্তে লেনদেন চলবে তাএখানে বলে দেয়া যাবে।

৩। Purchase Taxes and Charges Template: একটা দেশের নিয়ম অনুযায়ী কোম্পানিকে কতটুকু Tax দিতে হবে তা টেম্পলেট আকারে Save করে রাখা যায়।

Purchasing :

Procurement management system এ যে কয়টা ধাপ আছে তা শ্র্রাণী আকারে বিশ্লেশন করি তাহলে।

১। Material Request : TechbeeoERP তে Buying module এর ভিতরে Material request এ ক্লিক করলে যে Page আসবে তার New button এ ক্লিক করলে নিচের মতো page দেখা যাবে।

এই form এর ভিতরে যে property গুলো আছে তা হচ্ছে

Series : এর মাধ্যমে সফটওয়্যার অটোমেটিক একটা Serial নম্বর generate করে।

Type : Material Request টা কি টাইপের হবে Purchase, Material Transfer, Material Issue, Manufacture কোন ধরণের হবে তা Select করে দিতে হবে।

Required Date : কবে আমার Material টা প্রয়োজন পরবে তার তারিক নির্ধারণ করে দিতে হবে।

নিচের টেবিলটাতে Item code : যে মেটেরিয়ালটার জন্য Order করবো তার এক বা একাধিক Item Row আকারে সাজাবো।

Quantity : কতগুলো করে Order করবো তা উল্লেখ করবো। For Warehouse : কোন warehouse এর জন্য তা নির্ধারণ করে দিতে হবে।

Required Date : কবে material টা লাগবে তা বলে দিতে হবে।

MORE INFORMATION : Requested For এর মধ্যে কার জন্যে Order করা হচ্ছে তা বলে দিতে পারি।

PRINTING DETAILS : যদি letter আকারে Order করতে চাই Letter Head এবং Print Heading দিয়া দিতে হবে।

TERMS AND CONDITIONS : যদি Material এরজন্য Terms and conditions থেকে থাকে তবে টেম্পলেট আকারে রাখা যাবে অথবা Description এ বর্ণনা করা যাবে।

উপরে উল্লেখিত ঘরগুলো পূরণ করলে Material request এর লিস্ট এ Pending আকারে দেখাবে। এখন পেন্ডিং আইটেম এর ভিতরে গেলে নিম্নলিখিত চিত্র দেখা যাবে।

উপরে ডানপার্শে Make button এবং তার নিচে Dashboard থাকবে তাতে পরবর্তী ধাপ কোনটা করতে হবে তা দেয়া থাকবে Request for Quotation, Supplier Quotation, Purchase Order . কোম্পানি system অনুযায়ী এই ধাপগুলো কেউ maintain করতেও পারে আবার নাও করতে পারে। সরাসরি Purchase order ও করা যেতে পারে।

কেমন করে সরাসরি Purchase Order করতে হয় তা আমরা এই পর্বে শিখবো :

Material Request তৈরী করে Save এবং submit করে , নিম্নলিখিত স্ক্রিনশর্তের মতো একটা ফর্ম পাবো যার ডান পার্শে কর্নারে Make Button থাকবে তাতে ক্লিক করলে –

Purchase Order, Request for quotation, Supplier Quotation দেখা যাবে , এই লিস্ট এরও পরিবর্তন হতে পারে।এই লিস্টই আপনাকে বলে দিবে আপনি পরবর্তী কোন কাজটি করবেন। তুলনামূলক ছোট প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে যিনি Material Request করে তিনিই Purchase Order করে থাকেন, সেক্ষেত্রে Purchase Order ক্লিক করলে, নিম্নলিখিত Page টি দেখা যাবে।

এই পৃষ্টার উপরের ডানপার্শে Add items from Button টা তে ক্লিক করলে Request Quotation পাবো। এখানে কেবল তৈরী করা Request Quotation select করলে Currency and price list এর ঘরে আইটেমগুলো চলে আসবে আর Supplier এর ঘরে সরবরাহকারীর নাম সিলেক্ট করে save করে submit করলে Purchase Order এর কাজ পূর্ণ হবে।

এখন  Purchase Order এর লিস্ট view তে এখনই করা Purchase Order টা দেখতে পাবো এবং status টা দেখবো To receive and bill মানে এর রেসিভ করা এবং বিল দাওয়া বাকি আছে।

কিভাবে Complex Purchase Order করতেহয়তানিম্নেআলোচনাকরাহলো :-

এই প্রকৃয়াটি সাধারণত তুলনামূলক বড়ো প্রতিষ্টানের ক্ষেত্রে প্রয়োগ করতে হয়, কারণ প্রতিটা ডিপার্টমেন্টে একাধিক কর্মচারী থাকে এবং তাদের কাজের পরিধিও ভাগ করা থাকে সেক্ষেত্রে প্রতিটি ধাপকে ভেরিফাই করে Procurement Process পূর্ণ করতে হবে।নিম্নে প্রতিটি ধাপ বর্ণনা করা হলো

১। Material Request : প্রতিটা ডিপার্টমেন্ট থেকে এবং স্টক থেকেও Material Request আস্তে পারে, একই ভাবে যা পূর্বে আলোচনা করা হয়েছে।

২। Request for Quotation : Procurement Department Material Request কে বিভিন্ন সর্বরাহীর কাছে Price Quotation চাইবে New Request for Quotation এগিয়ে উপরে ডানদিকে Get items from এ ক্লিক করে Material request select করতে হবে এরপর যেই আইটেমটার Quotation চাইতে হবে তাকে সিলেক্ট করতে হবে।তবে আইটেম এর ঘরে আইটেম কোড এবংকোয়ান্টিটি পরে যাবে।আর সর্বরাহকারির নাম এবং ইমেইল সিলেক্ট করে নিচের ছবির মত করে দেখা যাবে।

৩। Supplier Quotation : Supplier যে Quotation টা পাঠাবে ইমেইল অথবা অন্য কোনো মাধ্যমে তাকে Supplier Quotation save করতে হবে। নিচের চিত্র অনুযাই

৪। Purchase Order : এখানে আগের Purchase Order এর মতো করে সম্পন্ন করতে হবে।

What Is Selling In ERP Software?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *